NEWS

Post Top Ad

Pastiin Dulu

Senin, Mei 11, 2009

Struktur Fisik Organisasi

Hal yang paling mudah dilihat dari sebuah organisasi adalah struktur fisiknya, sebuah tema yang banyak diteliti oleh kaum modernist di tahun 1970-an. Struktur fisik (seperti tembok, pagar, pintu, partisi dan sebagainya) merupakan pembatas gerakan individu organisasi yang berada di dalamnya. Antar individu kemudian saling berinteraksi dengan cara yang sama berulang-ulang menghasilkan kebiasaan-kebiasaan sehingga membentuk suatu struktur sosial. Jadi struktur sosial yang bersifat abstrak, merupakan akibat langsung dari struktur fisik, sehingga untuk menciptakan, menjaga atau mengubah struktur sosial, kita harus memanipulasi struktur fisiknya. Struktur fisik organisasi berbeda-beda di tiap bagian atau divisi sehingga konsekuensinya struktur sosial juga bervariasi.

Pada bab ini pembahasan lebih difokuskan pada struktur sosial menurut pandangan simbolic-interpretivist dan post-modernist. Bisa dilihat kemudian bahwa untuk tema ini, ketiga pandangan ini sebenarnya memiliki beberapa kesamaan dan lebih bersifat saling melengkapi daripada saling bertentangan. Analisa lengkap dari tiga sudut pandang ini akan memberikan tiga hasil positif: (1) meningkatkan produktivitas organisasi, (2) menciptakan identitas organisasi yang kuat dimata stakeholder (pemegang saham, manajemen, karyawan, customer, supplier dan mitra kerja lainnya), dan (3) memberitahu elemen mana saja yang harus diperhatikan bila terjadi perubahan.
1. DEFINISI
Struktur fisik organisasi adalah benda kasat mata (tidak abstrak) yang memiliki tiga elemen:
• Letak geografi
Yaitu letak fisik gedung, pabrik atau lahan ditambah semua lokasi yang berhubungan dengan aktivitas organisasi seperti jaringan distribusi, jaringan supplier dan mitra kerja lainnya. Intinya, letak geografi adalah tempat-tempat bertemunya (terjangkau oleh) semua stakeholder sehubungan dengan akitivitas organisasi. Makin banyak dan tersebarnya anak cabang organisasi, makin besar distribusi organisasi tersebut. Untuk menganalisanya kita perlu membuat peta yang memuat semua jaringan distribusi organisasi (geographic extent) dan sifat atau karakteristik masing-masing lokasi (geographic features) seperti jumlah penduduk, gaya hidup, tingkat konsumsi dan sebagainya. Perusahaan seperti NASA atau perusahaan telekomunikasi memerlukan peta dunia ditambah sebagian ruang angkasa karena membutuhkan satelit yang mengorbit mengelilingi bumi.
• Layout
Yaitu denah pembagian ruangan atau gedung dalam sebuah areal organisasi termasuk penempatan peralatannya. Peralatan yang dimaksud bisa berupa sarana pendukung (meja, kursi, komputer, partisi, AC), mesin produksi dan infrastruktur (instalasi listrik, kabel telepon, LAN dan sebagainya). Layout memberikan ruang (space) bagi penghuninya untuk beraktivitas. Hal-hal yang diukur pada layout antara lain: keterbukaan, privasi, kemudahan akses, kedekatan individu dengan ruang untuk bergerak. Layout termasuk elemen yang cukup sering mengalami perubahan. Pada dunia bisnis, perubahan banyak disebabkan karena pergantian teknologi dan kompetisi.
• Design dan Dekorasi
Yaitu ekterior dan interior organisasi yang bersifat estetika. Beberapa contohnya antara lain: bentuk gedung, logo organisasi, warna lantai dan tembok, pencahayaan, hiasan, seragam. Perusahaan seperti Disneyland mewajibkan karyawannya di lapangan menggunakan seragam khusus dan beberapa diantarnya memakai kostum Mickey Mouse dan Donald Duck sebagai representasi dari design dan dekorasi ekterior.
Sebagai sebuah benda yang kasat mata, struktur fisik organisasi akan terlihat sama dimata semua orang, efek langsungnya yaitu struktur sosial, dilihat berbeda menurut tiga sudut pandang: modernist, simbolic-interpretivist dan post-modernist.

2. TIGA SUDUT PANDANG
1. Modernist
Kaum modernist memfokuskan pembahasan pada tingkah laku dan kebiasaan individu dalam organisasi sebagai akibat dari letak geografi, layout dan dekorasi fisik yang melingkupinya. Intensitas interaksi dan komunikasi antara individu (stakeholder) adalah ukuran utamanya karena dua hal tersebut merupakan faktor pendorong terbentuknya struktur sosial. Struktur sosial yang baik menciptakan kerjasama yang optimum dan ujungnya adalah inovasi dan produktivitas.
Sebuah penelitian menyimpulkan adanya korelasi negatif antara jarak meja kerja individu dengan frekuensi komunikasi. Demikian juga halnya dengan hubungan antara banyaknya penghalang (tembok, pintu, partisi) antar individu dengan intensitas interaksi dan komunikasi. Dalam organisasi yang besar, kondisi ini tentu tidak bisa dihindari, dan beberapa cara diterapkan seperti: penggunaan sarana telekomunikasi, open layout design, reporting system, regular meeting, customer care center, focus group discussion, kunjungan manager ke cabang dan lain sebagainya. Semua cara tersebut bertujuan untuk meningkatkan frekuensi komunikasi dan interaksi, namun tetap diyakini bahwa komunikasi langsung (tatap muka) adalah cara terbaik untuk berinteraksi.
2. Simbolic-Interpretivist
Kaum simbolic-interpretivist memfokuskan pembahasan pada bentuk-bentuk simbol pada elemen struktur fisik organisasi yang memberi kesan, arti dan emosi tertentu. Kesan dan emosi akan mempengaruhi cara berpikir dan bertindak seorang individu, dan pada akhirnya mempengaruhi struktur sosial yang kemudian terbentuk. Berikut ini beberapa contoh interpretasi struktur fisik organisasi:
• Open layout design adalah suatu ruangan besar dengan partisi minimal (bahkan beberapa ruangan dibuat tanpa pintu) dimana di dalamnya terdapat individu-individu dari berbagai bagian. Dari sudut pandang modernist, kondisi ini memudahkan interaksi dan komunikasi antara individu karena sedikitnya pembatas, sedangkan menurut simbolic-interpretivist kesan yang ditimbulkannya adalah keterbukaan, kebebasan mengeluarkan pendapat, berbicara apa adanya.
• Bila kita melihat ruangan yang lebih besar dari lainnya, dialasi lantai marmer, memiliki sofa tamu, kita akan berpikir tentang eksekutif atau manager dengan jabatan cukup tinggi. Kesan tersebut bila dibahasakan mungkin identik dengan status istimewa, privasi, rahasia, akses terbatas dan sebagainya. Bila kita orang dari luar organisasi dan ingin bertemu dengan pimpinan tentu ruangan seperti ini yang kita cari.
• Tanpa bertanya, dari kejauhan kita bisa dengan mudah memastikan gedung gereja. Demikian juga halnya saat di dalam gereja, kita bisa memastikan mana yang pastur, putra altar atau diakon, atau bila orang membuat tanda salib saat berdoa kita bisa memastikan agama orang tersebut.
Banyak simbol yang telah terbentuk dan tersusun sedemikian umumnya sehingga individu biasanya tidak terlalu menyadari kehadirannya. Misalnya saat kita memasuki restoran cepat saji, tanpa sadar atau tidak kita langsung menuju antrian di depan kasir untuk dilayani. Mungkin kasir itu sendiri merupakan simbol yang membuat otak kita otomatis menginterpretasikannya sebagai tempat mengantri. Contoh lain adalah saat di meja kerja kita bisa mengambil gelas minum tanpa harus melihat kepadanya. Letak geografi gelas tersebut merupakan simbol itu sendiri. Elemen-elemen seperti kasir dan letak gelas sering disebut simbol terkondisi. Ada dua ciri pada simbol terkondisi, yaitu: (1) kita tidak menyadari kehadirannya, dan (2) kita memiliki pengalaman masa lalu sebagai presuposisi atas simbol tersebut.
3. Post-Modernist
Kaum post-modernist (posmo) memfokuskan pembahasan pada pembatasan atas struktur sosial yang terbentuk. Pada dasarnya mereka mengkritisi kaum modernist dengan mengatakan bahwa bentuk struktur sosial yang sesuai dengan tujuan organisasi tidak akan terjadi tanpa adanya pembatasan karena berpotensi merusak proses dan tatanan institusi yang ada. Kaum posmo cenderung mendesign struktur fisik organisasi untuk menunjukkan kekuatan dan dominasi atas interaksi sosial. Beberapa contohnya antara lain:
• Sistem ban berjalan (assemby line) yang bertujuan untuk mengurangi kesalahan pada proses produksi dan akhirnya meningkatkan kualitas output. Dominasi sistem tersebut kemudian bisa mempengaruhi cara individu dalam berinteraksi dan berkomunikasi, misalnya frekuensinya menjadi berkurang atau komunikasi lebih cenderung membicarakan tentang hal-hal informal. Sistem yang diperkenalkan oleh Henry Ford ini merupakan contoh terbaik bentuk batasan menurut kaum posmo.
• Ruangan yang lebih besar atau berada di lantai yang lebih tinggi dengan berbagai macam fasilitas dan dekorasi estetika. Menurut kaum simbolic-interpretivist, ini memberikan kesan eksekutif atau manajer level tinggi, sedangkan menurut kaum posmo ini menunjukkan kekuatan atau dominasi yang membedakannya dengan individu lain. Efeknya antara lain adalah tidak semua individu bisa memasuki ruang tersebut sembarangan

3. IDENTITAS DAN CITRA ORGANISASI
Adanya batasan-batasan menurut post-modernist telah membentuk sebuah teritori tertentu yang bersifat unik, atau berbeda dari yang lain dalam sebuah organisasi. Teritori ini mencerminkan status tertentu bagi kelompok individu di dalamnya. Pada contoh ruangan eksekutif, batasannya diberikan oleh elemen struktur fisik seperti: ruangan besar, lantai marmer, sofa, dekorasi estetika. Elemen ini merupakan simbol-simbol yang menurut kaum simbolic-interpretivist memiliki kesan privasi atau hak istimewa. Kesan seperti privasi dan hak istimewa ini kemudian disebut sebagai indikator status atau pembatas teritori.
Pada wilayah yang lebih luas, sebuah organisasi juga bisa merupakan teritori khusus dalam sebuah kota, provinsi, negara dan sebagainya. Simbol-simbol pada organisasi akan diinterpretasikan sebagai indikator status tertentu oleh individu baik eksternal maupun internal. Namun agar terbentuk suatu interpretasi yang kuat diperlukan waktu yang cukup lama agar dihasilkan banyak pengalaman dan memori masa lalu sebagai presuposisi simbol-simbol terkondisi. Bila ini terjadi maka interpretasi atas simbol-simbol terkondisi tersebut akan diasosiasikan sebagai identitas organisasi.
Identitas organisasi berbeda dengan citra organisasi (corporate image). Citra organisasi merupakan refleksi ide dan opini yang diciptakan oleh stakeholder kepada individu lain, sedangkan identitas akan kesan terhadap struktur fisik dan sosial organisasi yang diperoleh dari pengalaman masa lalu. Dengan kata lain, identitas organisasi merupakan perpaduan sinergi antara citra dan budaya organisasi untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Adanya komunikasi dan interaksi ini selain mendorong terciptanya hubungan kerjasama berkesinambungan, misalnya antara organisasi dengan pelanggannya, organisasi dan suppliernya, juga memperkuat visi dan strategi organisasi.
Karena struktur fisik organisasi adalah media yang sangat baik untuk mempengaruhi identitas organisasi, banyak top management yang memfokuskan perhatiannya pada elemen-elemen seperti: arsitektur gedung (interior, efek pencahayaan, tema dekorasi), design produk, logo organisasi, literatur organisasi (laporan tahunan, brosur) dan seragam. Wally Ollins, seorang konsultan identitas organisasi, mengatakan bahwa pesan-pesan khusus bisa dikomunikasikan melalui design arsitektur. Misalnya gedung pencakar langit bisa diinterpretasikan sebagai keinginan (ambisi) yang kuat untuk selalu mencapai kinerja yang lebih baik.
Sehubungan dengan hal ini citra organisasi yang dibentuk oleh stakeholder harus selaras dengan identitas organisasi, karena keduanya bisa saling menguatkan. Keduanya juga bisa diinterpretasikan melalui elemen-elemen struktur fisik. Misalnya sebuah perusahaan mendirikan kantor pusat baru yang cukup megah. Investor akan berpikir “organisasi ini menghasilkan banyak keuntungan”, pelanggan mungkin berpikir “ini perusahaan yang mempunyai kekuatan besar”, walikota merasa senang karena bisa memperindah kota. Namun perlu dipikirkan juga bahwa ada pihak-pihak yang berpikir sebaliknya, misalnya serikat buruh berpendapat “sebaiknya uang tersebut digunakan untuk meningkatkan gaji karyawan”, atau pengamat lingkungan berpikir “apa tidak lebih baik dengan mengembangkan kantor lama dan menambah fasilitas ruang hijau-nya”.

4. KESIMPULAN
• Struktur fisik organisasi dibentuk sesuai keinginan stakeholder, dalam hal ini adalah pemegang saham dan manajemen. Struktur fisik mempengaruhi bentuk struktur sosial yang pada akhirnya mempengaruhi cara kita berpikir dan bertindak.

• Perubahan cara berpikir pada individu memungkinkan terjadinya perubahan lebih lanjut pada struktur fisik organisasi dan seterusnya. Artinya struktur sosial bisa dibentuk, dijaga dan diubah oleh individu. Sehubungan dengan hal ini, apa yang dikatakan mantan Perdana Menteri Inggris, Winston Churchill, tentang struktur fisik organisasi adalah sangat tepat: “We shape our buildings and afterward our buildings shape us”.
• Struktur fisik organisasi dilihat sama oleh semua orang, sedangkan struktur sosial dipandang berbeda menurut kaum modernist, simbolic-interpretivist dan post-modernist. Namun perbedaan tersebut memiliki beberapa kesamaan dan bersifat lebih saling melengkapi daripada saling bertentangan.
• Analisa dari sudut pandang simbolic-interpretivist dan post-modernist menghasilkan visualisasi identitas organisasi, sesuatu yang dulu bersifat intangible menjadi sesuatu lebih tangible. Visualisasi yang dimaksud adalah berupa elemen-elemen struktur fisik organisasi yang didesign khusus sesuai indikator status.
• Identitas organisasi adalah pesan yang ingin disampaikan kepada lingkungan (eksternal dan internal) dengan menggunakan media struktur fisik-nya. Dengan kata lain, analisa terhadap struktur fisik suatu organisasi akan memberikan informasi:
- Identitas organisasi tersebut
- Elemen-elemen yang harus diperhatikan bila ingin melakukan perubahan
• Perubahan yang terjadi pada dunia bisnis lebih disebabkan karena teknologi dan kompetisi.

Bagi anda yang tertarik dengan file presentasi dari topik diatas, bisa mendownloadnya dengan mengklik link di bawah ini.

download

Harris Turino: Pelaku Bisnis dan Staf Pengajar Prasetiya Mulya

Post Top Ad

Pastiin Dulu